Teve problemas com tecnologias no seu evento? Veja se você não foi vítima de uma expectativa equivocada.
A produção de eventos tem contado cada vez mais com a ajuda da tecnologia. Desde a divulgação até a organização e mensuração de resultados, aplicativos, acessórios como pulseiras inteligentes, chatbots e até robôs têm sido parte dessa revolução de tecnologias em eventos.
Como em qualquer área de inovação, às vezes essas tecnologias falham, ou até mesmo não oferecem exatamente o serviço que foi criado na mente do produtor. Nessa hora é bom saber se foi um engano ou se o produto simplesmente não servia ao propósito para o qual foi contratado.
Mostre sua expectativa
Ao fazer o briefing sobre o evento, comente com os responsáveis sobre seus desejos, o que você gostaria que aquela tecnologia fizesse e quais resultados são esperados dela. Não presuma que a equipe responsável tenha entendido nas entrelinhas o que você quer e, se possível, apresente já um rascunho de lugares, horários e funções que essa tecnologia terá no evento.
Saiba o que esperar
Quando contratar uma tecnologia pouco conhecida ou que exige certo nível de conhecimento técnico para que funcione, não tenha medo de perguntar. Inunde as pessoas responsáveis de perguntas na hora do briefing (muito importante que ao firmar o contrato já não haja nenhuma dúvida em nenhum aspecto tanto do funcionamento do produto, quanto de como ele vai atuar no evento em detalhes.)
Provavelmente o uso dessa tecnologia em seu evento não custará pouco e é imprescindível que seja implementada de forma adequada e que dê os resultados esperados.
Entenda o que está na sua frente.
Algumas tecnologias têm aparência futurista e apresenta algumas funcionalidades que podem muitas vezes parecer sensacionais e acabam por ativar a imaginação em relação ao que são capazes, mas entenda que a tecnologia avançou muito, mas apenas até certo ponto. Não vá pensar que uma pulseira inteligente vai conversar com seu convidado e indicar direções a ele.
Se você contrata um robô, por exemplo, saiba quais são as funcionalidades e para qual propósito ele foi desenvolvido. Se você contrata um robô industrial para um evento, por exemplo, ele não vai entreter, vai saber apenas montar um carro. É essencial que as aplicações relacionadas ao seu evento estejam extremamente claras para todas as partes.
Comunicação é a chave.
Ter boa comunicação em todos os aspectos, desde a negociação até o final do evento, é essencial para que numa eventual falha ou imprevisto possa ser possível executar o melhor plano de ação. Na maioria das vezes a empresa contratada vai fazer tudo o que puder para contornar o problema, já que seu nome também está em jogo.
Mantendo boa comunicação entre ambas as partes, é mais fácil garantir que todos tenham seus papéis claros no evento e saibam também até onde podem ir juntos.
Tenha jogo de cintura
Assim como seres humanos, as tecnologias também falham. Quando isso acontece algumas coisas são essenciais:
Buscar entender o problema, como e se será possível fazer voltar a funcionar;
Ter um plano B para uma alternativa que possa suprir a necessidade até que tudo se normalize;
Ter sangue frio para lidar com a situação sem se exaurir. Produzir um evento não é fácil, mas sua saúde deve ser sua prioridade mesmo em momentos de pressão.
Não se esqueça do Feedback
Em sua maioria, as empresas que lidam com tecnologias em eventos são startups. Por serem pequenas e geridas por pessoas que nem sempre têm as habilidades de um CEO de uma empresa grande, erros podem ser cometidos.
Ao cometer erros, só é possível corrigi-los através de Feedbacks que apontem possíveis melhorias e acertos.
Por isso, tome um tempo para levar informações úteis de desenvolvimento e aprimoramento, afinal, sua próxima interação com a empresa pode ser ainda melhor.
No fim das Contas
No fim das contas, o que vale na hora de apostar nas tecnologias é o conhecimento sobre o que podem fazer por você e confiar na equipe desenvolvedora, afinal, você os contratou para um serviço que foi completamente apresentado à você. Supervisione o funcionamento e depois avalie os resultados do seu investimento.
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